Jak zmenšit PDF v počítači i v telefonu

PDF zmenšíte nejčastěji tak, že snížíte rozlišení a kvalitu obrázků, které obsahuje: při exportu zvolíte nižší kvalitu, soubor znovu uložíte přes tisk do PDF, nebo ho naskenujete s rozumnějším nastavením. Text sám o sobě zabírá málo místa, velikost dělají hlavně fotografie a skeny. Pomoci může i rozdělení dokumentu nebo odstranění zbytečných stránek.

Velké PDF obvykle zlobí ve chvíli, kdy ho chcete poslat e-mailem nebo nahrát do formuláře s limitem velikosti. Úřady, školy i zaměstnavatelé často přijímají jen soubory do určité velikosti. Přitom stejný dokument se dá uložit mnohonásobně menší, aniž by přestal být čitelný.

Článek vysvětlí, proč jsou PDF velká, jak je zmenšit v počítači i v telefonu vestavěnými funkcemi a jak s nimi zacházet bezpečně. Popíše nastavení skenování, rozdělení dokumentu a rizika online nástrojů. Na konci je tabulka nejčastějších potíží s řešením.

Proč je PDF tak velké

PDF je obal, do kterého se ukládá text, obrázky, písma a další prvky. Text zabírá velmi málo místa, i dokument o stovkách stran bez obrázků bývá malý. Velikost roste hlavně s obrázky, a to podle jejich rozlišení, barevnosti a stupně komprese.

Nejčastější příčinou je sken nebo fotka dokumentu. Každá stránka je pak obrázek, často v plných barvách a vysokém rozlišení. Deset stránek naskenovaných jako barevné fotografie může mít víc než celá kniha v textové podobě.

Další příčinou bývají vložená písma, vrstvy, formulářová pole a přílohy. U dokumentů z grafických programů mohou být uvnitř uložené obrázky v tiskové kvalitě. Pro čtení na obrazovce ani pro úřední podání takovou kvalitu nepotřebujete.

Co ovlivňuje výslednou velikost

Nejvíc rozhoduje rozlišení obrázků, udávané v bodech na palec. Pro čtení na obrazovce a běžný tisk textu stačí nižší rozlišení, než jaké používají fotoaparáty telefonů. Čím víc bodů, tím větší soubor, a to rychleji, než by člověk čekal.

Druhým faktorem je barevnost. Černobílý nebo šedý sken textu je mnohem menší než barevný, a přitom se čte stejně dobře. Barvu si nechte jen tam, kde nese informaci, třeba u razítek, podpisů nebo grafů.

Třetím faktorem je míra komprese. Obrázky se ukládají se ztrátou kvality, a čím je komprese silnější, tím menší soubor a tím víc viditelných artefaktů. Cílem je najít bod, kdy je text ještě ostrý a soubor už dostatečně malý.

Typ obsahu	Co zabírá místo	Jak zmenšit
čistý text z editoru	téměř nic, jen písma	většinou není potřeba
text s fotkami	vložené fotky v plném rozlišení	export s nižší kvalitou obrázků
sken dokumentu	každá stránka jako obrázek	skenovat v šedi a nižším rozlišení
fotka dokumentu z telefonu	velká barevná fotka	použít režim skenování dokumentu
prezentace nebo plakát	obrázky v tiskové kvalitě	export pro obrazovku nebo web
formulář s přílohami	vložené soubory	odebrat přílohy, poslat zvlášť

Jak zmenšit PDF v počítači

Pokud máte původní dokument, třeba textový soubor nebo prezentaci, vyplatí se z něj PDF vytvořit znovu. Textové editory a kancelářské programy mají v nabídce uložení nebo exportu do PDF volbu kvality. Zvolte variantu určenou pro obrazovku nebo pro publikování online, obrázky se přitom zmenší automaticky.

Když máte jen hotové PDF, pomůže tisk do PDF. Otevřete dokument v prohlížeči PDF nebo ve webovém prohlížeči, zvolte tisk a jako tiskárnu vyberte uložení do PDF. Výsledek bývá menší, zvláště když v nastavení tisku snížíte kvalitu nebo zvolíte tisk v odstínech šedi.

Některé systémy mají vestavěný prohlížeč s funkcí filtrů nebo zmenšení velikosti souboru při exportu. Hledejte v nabídce exportu volbu kvality nebo zmenšení velikosti. Výsledek vždy otevřete a přesvědčte se, že je čitelný.

1. Otevřete původní dokument, pokud ho máte, jinak hotové PDF.
2. Zvolte export nebo uložení jako PDF, případně tisk.
3. V nastavení vyberte nižší kvalitu obrázků nebo variantu pro obrazovku.
4. U skenů textu zvolte odstíny šedi místo barev.
5. Uložte pod novým názvem, originál nepřepisujte.
6. Otevřete nový soubor, zkontrolujte čitelnost a velikost.

Jak zmenšit PDF v telefonu

V telefonu se nejčastěji zmenšují dokumenty vzniklé focením. Místo běžné fotky použijte režim skenování dokumentu, který mají vestavěné aplikace pro soubory, poznámky nebo fotoaparát. Ořízne okraje, vyrovná perspektivu a uloží stránky rovnou do PDF, jak podrobně popisuje článek jak skenovat dokument telefonem.

Hotové PDF v telefonu lze zmenšit přes tisk. Otevřete ho, zvolte sdílení a tisk, a místo tiskárny uložte výsledek jako PDF. V některých systémech se tak soubor přeuloží v menší podobě, ale výsledek se liší podle zařízení.

Pokud posíláte fotky dokumentů jako obrázky, telefon často nabízí volbu velikosti při sdílení. Zvolte střední velikost, text zůstane čitelný. Plná velikost je potřeba jen tehdy, když příjemce výslovně chce originál.

Jak naskenovat dokument menší

Nejsnazší zmenšení je to, které proběhne už při skenování. Na skeneru nebo multifunkční tiskárně nastavte pro text odstíny šedi nebo černobílý režim a střední rozlišení. Plné barvy a nejvyšší rozlišení si nechte na fotografie a obrazy.

Pro běžné dokumenty, jako jsou smlouvy, faktury nebo vysvědčení, stačí rozlišení, při kterém je drobné písmo ostré. Vyzkoušejte jednu stránku v několika nastaveních a porovnejte čitelnost i velikost. Nastavení si pak zapamatujte pro další skenování.

Vícestránkový dokument skenujte rovnou do jednoho PDF, ne do jednotlivých obrázků. Snáze se posílá a příjemce nemusí listovat desítkami souborů. Jak tisknout a skenovat z telefonu přes síť, najdete v článku jak tisknout z telefonu.

Jak dokument rozdělit na části

Někdy je jednodušší soubor rozdělit než zmenšovat. Když formulář přijímá více příloh, ale každou s limitem velikosti, rozdělte dokument třeba po kapitolách nebo po přílohách. Kvalita zůstane zachována a příjemce dostane vše.

Rozdělit PDF lze tiskem vybraných stránek do PDF. V dialogu tisku zadejte rozsah stránek a uložte ho jako nový soubor. Postup opakujte pro další části a soubory pojmenujte tak, aby bylo jasné pořadí.

Stejným způsobem odstraníte zbytečné stránky, třeba prázdné rubové strany nebo duplikáty. Každá vynechaná naskenovaná stránka ušetří tolik, kolik zabírá celý obrázek. U skenů oboustranných dokumentů je to často znatelný rozdíl.

Jak zmenšit fotky před vložením

Když PDF vytváříte sami, třeba z textu doplněného fotografiemi, zmenšete fotky ještě před vložením. Fotka z telefonu má mnohem vyšší rozlišení, než kolik se vejde na stránku dokumentu. Po zmenšení na rozumnou šířku bude v dokumentu vypadat stejně, ale zabere zlomek místa.

Většina textových editorů umí komprimovat vložené obrázky přímo v dokumentu. Volba bývá ve vlastnostech obrázku nebo v nastavení ukládání a dovoluje zvolit cílové rozlišení pro tisk, obrazovku nebo e-mail. Oříznuté části obrázku se přitom mohou odstranit úplně, což ušetří další místo.

Pozor na snímky obrazovky, které se do dokumentů vkládají často. Bývají ve formátu, který se hodí pro ostré hrany a text, ale u fotografického obsahu zbytečně bobtná. Pokud snímek obsahuje fotku, uložte ho raději jako běžný obrázek s kompresí.

Jak předejít zbytečně velkým PDF

Nejjednodušší je nastavit si výchozí volby jednou a správně. U skeneru uložte profil pro text v odstínech šedi, v telefonu používejte režim skenování dokumentu a v editoru zvolte výchozí kompresi obrázků. Pak už nemusíte nic dodatečně zmenšovat.

Pomáhá také udržovat v zařízení pořádek. Velká PDF se hromadí ve stažených souborech a v telefonu zabírají úložiště, které pak chybí jinde. Jak uvolnit místo a zrychlit zařízení, popisuje článek jak zrychlit telefon.

Při skenování a ukládání myslete na to, k čemu dokument slouží. Archivní kopie pro sebe si zaslouží vyšší kvalitu, příloha do formuláře stačí v menší podobě. Mít obě verze vedle sebe je často nejpraktičtější řešení.

• skener: uložený profil pro text v odstínech šedi
• telefon: režim skenování dokumentu místo fotky
• editor: výchozí komprese obrázků pro obrazovku
• fotky: zmenšit před vložením do dokumentu
• archiv: originál ve vyšší kvalitě, pro posílání menší kopie

Kdy nepoužívat online nástroje

Na internetu je mnoho služeb, které zmenší PDF po nahrání na jejich server. Jsou pohodlné, ale dokument v tu chvíli opouští váš počítač a vy nevíte, kdo k němu získá přístup. Podmínky ukládání a mazání souborů bývají nejasné.

Do online nástrojů nikdy nenahrávejte citlivé dokumenty: občanské průkazy, smlouvy, výpisy z účtu, zdravotní zprávy, daňová přiznání ani nic s rodnými čísly. Zneužití osobních údajů může mít dlouhodobé následky. Pro tyto dokumenty používejte výhradně vestavěné funkce počítače nebo telefonu.

U dokumentů, které nejsou citlivé, si ověřte, kdo službu provozuje a jak nakládá se soubory. Podezřelé stránky plné reklam a vyskakovacích oken nepoužívejte vůbec. Po práci smažte historii nahrávání, pokud to služba umožňuje, a vyčistěte stažené soubory.

Co když je PDF stále velké

Pokud se soubor i po zmenšení nevejde do e-mailu, pošlete odkaz na sdílené úložiště. Soubor nahrajete do svého úložiště a příjemci pošlete odkaz s omezeným přístupem. Podrobnosti popisuje článek jak poslat velký soubor.

U odkazu nastavte, kdo ho smí otevřít a jak dlouho platí. Veřejný odkaz může otevřít kdokoli, kdo ho získá. U citlivých dokumentů zvolte přístup jen pro konkrétní osobu a po stažení sdílení zrušte.

Další možností je zabalit více souborů do komprimovaného archivu. U PDF plných obrázků však archiv velikost příliš nezmenší, protože obrázky už komprimované jsou. Pomůže spíš pro přehlednost než pro úsporu místa.

Jak nepoškodit elektronický podpis

Pokud je PDF elektronicky podepsané, jakákoli úprava podpis zneplatní. Zmenšování, tisk do PDF i rozdělení vytvoří nový soubor, ve kterém původní podpis už není platný. Podepsané dokumenty proto posílejte v originální podobě.

Elektronické podpisy se liší úrovní důvěryhodnosti. Prostý podpis může být i naskenovaný obrázek podpisu nebo jméno pod e-mailem. Zaručený podpis je jednoznačně spojen s podepisující osobou a odhalí změny dokumentu, kvalifikovaný podpis navíc vychází z kvalifikovaného certifikátu a má nejvyšší právní váhu.

Když potřebujete dokument zmenšit a zároveň podepsat, nejdřív ho zmenšete a teprve pak podepište. Pořadí je zásadní, opačný postup podpis zničí. U úředních podání se řiďte pokyny úřadu.

Jak zkontrolovat výsledek

Zmenšený soubor vždy otevřete a projděte. Zvětšete stránku s nejmenším písmem a zkontrolujte čísla, razítka a podpisy. Pokud jsou rozmazané, zvolte mírnější kompresi.

Porovnejte počet stránek s originálem. Při tisku do PDF se občas vynechá stránka nebo se změní orientace. U formulářů ověřte, že se neztratila vyplněná pole.

Originál nikdy nepřepisujte zmenšenou verzí. Uložte ji pod novým názvem, třeba s dovětkem „mensi“. Pořádek v souborech usnadní postup z článku jak uspořádat soubory v počítači.

Co vidíte	O co jde	Co s tím
Soubor se zmenšil jen málo	obsahuje hlavně text nebo už komprimované obrázky	rozdělit na části nebo poslat odkaz
Text je po zmenšení rozmazaný	příliš silná komprese	zvolit mírnější kvalitu
Barevná razítka zšedla	export v odstínech šedi	nechat barvu jen u stránek s razítkem
Chybí stránka	vynechaná při tisku	zkontrolovat rozsah stránek v tisku
Podpis je neplatný	úprava po podepsání	nejdřív zmenšit, pak podepsat
Vyplněná pole zmizela	tisk do PDF sloučil formulář	uložit formulář přes jeho vlastní export
Sken z telefonu je obrovský	uložený jako barevná fotka	použít režim skenování dokumentu

Co si z toho odnést

Velikost PDF dělají obrázky a skeny, proto se zmenšuje jejich kvalita a rozlišení. Většinu práce zvládnou vestavěné funkce počítače a telefonu, bez nahrávání dokumentů kamkoli. Výsledek vždy zkontrolujte a originál si ponechte.

1. Pokud máte originál, exportujte z něj PDF s nižší kvalitou obrázků.
2. Hotové PDF přeuložte přes tisk do PDF.
3. Text skenujte v odstínech šedi a v rozumném rozlišení.
4. Velký dokument rozdělte nebo pošlete odkazem.
5. Citlivé dokumenty nenahrávejte do online nástrojů a podepisujte až po zmenšení.

Časté otázky ke zmenšení PDF

Proč má moje PDF tak velkou velikost?

Obvykle obsahuje skeny nebo fotky v plném rozlišení a barvách. Text sám zabírá velmi málo místa.

Jak zmenšit PDF bez instalace programu?

Použijte tisk do PDF ve webovém prohlížeči nebo v systému a snižte kvalitu či zvolte odstíny šedi. Pokud máte původní dokument, exportujte ho znovu s nižší kvalitou obrázků.

Jak zmenšit PDF v telefonu?

Dokumenty skenujte režimem skenování dokumentu místo běžné fotky. Hotové PDF lze přeuložit přes sdílení a tisk do PDF.

Ztratí zmenšené PDF čitelnost?

Při mírné kompresi ne. Výsledek vždy otevřete a zkontrolujte stránku s nejmenším písmem.

Je bezpečné zmenšovat PDF online?

U necitlivých dokumentů od důvěryhodného provozovatele to může být v pořádku. Průkazy, smlouvy a zdravotní nebo finanční dokumenty do online nástrojů nenahrávejte.

Jak rozdělit PDF na více souborů?

V dialogu tisku zadejte rozsah stránek a uložte ho jako PDF. Postup opakujte pro další části.

Proč se PDF zmenšilo jen málo?

Obsahuje hlavně text nebo obrázky, které už komprimované jsou. Pomůže rozdělení nebo poslání odkazem.

Jaké rozlišení zvolit pro sken textu?

Takové, při kterém je ostré i nejmenší písmo. Vyzkoušejte jednu stránku v několika nastaveních a porovnejte výsledek.

Mám skenovat barevně, nebo černobíle?

Text stačí v odstínech šedi nebo černobíle. Barvu nechte jen u stránek s razítky, podpisy nebo grafy.

Zneplatní zmenšení elektronický podpis?

Ano, jakákoli úprava podepsaného PDF podpis zneplatní. Dokument nejdřív zmenšete a teprve pak podepište.

Jaký je rozdíl mezi prostým, zaručeným a kvalifikovaným podpisem?

Prostý podpis je jakékoli připojené označení, zaručený je jednoznačně spojen s osobou a odhalí změny. Kvalifikovaný navíc vychází z kvalifikovaného certifikátu a má nejvyšší právní váhu.

Jak poslat PDF, které je pořád příliš velké?

Nahrajte ho do svého úložiště a pošlete odkaz s omezeným přístupem. Po stažení sdílení zrušte.

Pomůže zabalit PDF do archivu?

U PDF s obrázky jen málo, protože obrázky už jsou komprimované. Archiv se hodí spíš pro přehlednost více souborů.

Mám originál po zmenšení smazat?

Ne. Originál si ponechte a zmenšenou verzi uložte pod novým názvem.